Zgłoszenia zewnętrzne

PROCEDURA ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH

W URZĘDZIE GMINY SĘKOWA

 

Rozdział I. Postanowienia ogólne:

§1

Na podstawie art. 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928) w Urzędzie Gminy Sękowa ustala się procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych zwaną dalej „procedurą zgłoszeń zewnętrznych”.

Rozdział II. Zasady przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych

§2

1. Upoważnia się Zastępcę Wójta Urząd Gminy Sękowa oraz Sekretarza Gminy Sękowa do:
   • przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, dokonywania ich wstępnej weryfikacji, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych;
   • kontaktu z sygnalistą w celu przekazywania informacji zwrotnych i – w razie potrzeby zwracania się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu;
   • przekazywania zainteresowanym osobom informacji na temat procedury zgłoszeń zewnętrznych.
2. Osoby, o których mowa w ust. 1 są zobowiązane do zachowania tajemnicy informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych.
3. Jeżeli zgłoszenie zewnętrze zostało przyjęte przez nieupoważnionego pracownika Urzędu Gminy Sękowa, pracownik ten jest zobowiązany do:
   • nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty lub osoby, której dotyczy zgłoszenie;
   • niezwłocznego przekazania zgłoszenia upoważnionemu pracownikowi Urzędu Gminy Sękowa – bez wprowadzania zmian w tym zgłoszeniu.
4. Przepis ust. 3 stosuje się odpowiednio w przypadku, gdy zgłoszenie zewnętrzne otrzymano za pośrednictwem innych środków komunikacji niż przyjęte zgodnie z procedurą zgłoszeń zewnętrznych.

§3

1. W Urzędzie Gminy Sękowa wprowadza się następujące sposoby przekazywania zgłoszeń zewnętrznych:
   1. wysłanie listu na adres: Urząd Gminy Sękowa – Sękowa 252, 38-307 Sękowa, z dopiskiem na kopercie „Sygnalista”. Osoba odbierająca pocztę w Urzędzie Gminy Sękowa, jest zobowiązana bez otwierania koperty niezwłocznie przekazać ją osobie upoważnionej do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń zewnętrznych.,
   2. elektronicznie poprzez przesłanie wiadomości e-mail na adres: zgloszeniasygnalisci@sekowa.pl
2. Skrzynka e-mail, o której mowa w ust. 1 pkt. b) obsługiwana jest tylko przez upoważnione osoby.
3. Na wniosek sygnalisty zgłoszenia zewnętrznego można dokonać ustnie podczas bezpośredniego spotkania z upoważnionym do przyjmowania zgłoszeń pracownikiem Urzędu Gminy, na zasadach określonych w art. 26 ust. 6 ustawy o ochronie sygnalistów.
4. Z ustnego przyjęcia zgłoszenia sporządza się protokół, odtwarzający jego dokładny przebieg, który podpisuje upoważniony do przyjmowania zgłoszeń pracownik oraz może podpisać osoba zgłaszająca.

§4

1. Urząd Gminy w Sękowej, po przyjęciu zgłoszenia zewnętrznego, przesyła sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub jeżeli występuje uzasadniona podstawa by sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
2. Potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia dokonuje upoważniony w tym zakresie pracownik Urzędu Gminy Sękowa.

§5

Po przyjęciu zgłoszenia zewnętrznego upoważniony pracownik Urzędu Gminy Sękowa :

• dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy – na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych,
• rozpatruje zgłoszenie zewnętrzne – w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu;
• przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych – w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania tego organu – oraz informuje o tym sygnalistę;
• podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności;

 

§6

Urząd Gminy Sękowa może, za pośrednictwem upoważnionych pracowników, zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, Urząd Gminy Sękowa odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

§7

Urząd Gminy Sękowa może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym. Urząd Gminy Sękowa informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia – pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

§8

1. Urząd Gminy Sękowa przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.
2. W uzasadnionych przypadkach Urząd Gminy Sękowa przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 1.
3. Urząd Gminy Sękowa informuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

Rozdział III. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych

§9

1. Urząd Gminy Sękowa:
   • prowadzi rejestr zgłoszeń zewnętrznych;
   • jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.
2. Wpisu do rejestru zgłoszeń zewnętrznych dokonuje się na podstawie zgłoszenia zewnętrznego.
3. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych obejmuje:
   • numer zgłoszenia;
   • przedmiot naruszenia prawa;
   • dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
   • datę dokonania zgłoszenia;
   • informację o podjętych działaniach następczych;
   • informację o wydaniu zaświadczenia, o którym mowa w art. 38;
   • datę zakończenia sprawy;
   • informacje o niepodejmowaniu dalszych działań w przypadku, o którym mowa w art. 40 ust. 2;
   • szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona, oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia – o ile organ publiczny posiada te dane.
4. Dane osobowe oraz pozostałe informacje zawarte w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

 

Rozdział IV. Postanowienia końcowe

§10

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą zgłoszeń zewnętrznych stosuje się odpowiednio przepisy powszechnie obowiązujące w zakresie ochrony sygnalistów.
2. Zmiany niniejszej procedury zgłoszeń zewnętrznych dokonuje się w tym samym trybie jak jej wprowadzenie.